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L’EFFICIENCE, UN LEVIER CAPITAL POUR LE REBOND POST-COVID DES PETITES ENTREPRISES!

Agir pour rebondir

Depuis mi-2020, de nombreux dirigeants de start-up, TPE et PME souhaitent agir pour redynamiser leur activité. Il s’agit accélérer leur développement, la crise Covid ayant impacté depuis 2020 leur chiffre d’affaires. On pourrait penser qu’il suffit de construire un plan d’action commercial et de se mettre ensuite en ordre de marche pour l’exécuter, mais les résultats pourraient être décevant!

En effet, bien que le contexte de chacune des entreprises soit singulier (secteur d’activité, marchés, effectifs et implantation, etc …), je m’aperçois, au fil des missions clients réalisées ces derniers mois, que les stratégies de rebond coconstruites avec eux, intègrent quasi systématiquement la nécessité préalable de gagner en efficience. C’est à dire d’obtenir une meilleure performance des ressources engagées pour atteindre ensuite les objectifs de développement attendus.

Autrement dit, pour mieux rebondir et plus vite, il est nécessaire de modéliser les pratiques de l’entreprise pour :

  • trouver la meilleure trajectoire
  • optimiser les ressources
  • tirer partie du digital pour automatiser certains travaux.

La définition des process : un process désuet et inutile ?

C’est effectivement ce que pensent les start-ups pour qui la définition des process serait un frein à leur réinvention permanente.

Pour les plus petites entreprises, les process sont assez rarement définis précisément et surtout actualisés. Elles n’en voient pas toujours l’utilité. Pourtant, lors de mes missions, j’en constate les effets préjudiciables en phase de diagnostic, par exemple :

  • Des collaborateurs, agissent à leur guise, pensant « aller au plus vite » ou par manque de connaissance des modes de fonctionnement prévus. Ils prennent parfois des raccourcis : ils réalisent eux-mêmes des travaux dévolus pourtant à d’autres qui se retrouvent alors frustrés ; sans compter qu’eux-mêmes n’ont alors pas assez de temps pour atteindre leurs propres objectifs
  • Des goulots d’étranglement sont constatés lors des pics de charge induisant parfois des retards soudains, difficiles à expliquer aux clients qui sont de plus en plus contraints de travailler dans l’urgence
  • Des coûts supplémentaires peuvent être engendrés et la qualité des service client dégradée . C’est le cas notamment lorsqu’il subsiste des tâches manuelles, non automatisées, chronophages, sources de frustrations pour les collaborateurs si elles ont avec peu de valeur ajoutée et même parfois d’erreurs.

A lire aussi: PME, ETI : COMMENT REPRENDRE LE DESTIN DE VOTRE ENTREPRISE EN MAIN?

Comment la petite entreprise doit-elle aborder cette transformation ?

Dès lors qu’il s’agit d’avancer sur ce sujet, plusieurs situations existent :

  • Pour certains dirigeants, remémorer aux collaborateurs le process décrit il y a quelques années est la solution ; ils évoquent aussi comme argument la réticence au changement des collaborateurs
  • Pour d’autres, écrire les principales étapes est suffisant dans une petite entreprise où les collaborateurs doivent faire preuve de polyvalence.

Alors comment s’y prendre ?

Pour ma part, je recommande de se concentrer tout d’abord sur le(s) principal(a)ux process opérationnel(s), cœur de métier de l’entreprise. Ils démarrent depuis l’établissement du devis et continuent jusqu’à la livraison du produit ou la réalisation de la prestation client.

Une méthodologie en deux étapes.

La première est assez courte et porte sur la modélisation de process. J’invite des représentants des principaux services de l’entreprise impactés (commercial, ADV, achats, production/services), à quelques ateliers collaboratifs ; cela leur permet souvent de mieux comprendre les contraintes et attentes des autres services et des clients. Ils se prêtent volontiers à ce type d’ateliers . Loin d’être réticents au changement, ils font aussi part des « irritants » qu’ils souhaitent supprimer, de pratiques perçues vieillissantes (notamment par les plus jeunes), voire les clients et sont aussi force de propositions. Le regard extérieur que j’apporte les aident à finaliser ces trajectoires cibles.

La seconde, qui s’étale dans le temps, porte sur la mise en œuvre de solutions digitales sur lesquelles s’appuient les process.

Le choix d’ERP ou solutions métier (de type ERP, GPAO etc …) est parfois vécu comme un carcan . Un tel projet ne répond pas effectivement aux attentes des plus petites entreprises en termes d’agilité, de temps et surtout de coût mise en œuvre.

C’est pourquoi, pour y répondre, une méthodologie de mise en œuvre progressive, en mode agile, sous la forme de boucles itératives successives nous semble plus appropriée. Le « business as usual » continue à fonctionner, l’impact du changement est moindre et les gains plus rapidement constatés : autant d’effets motivants pour la poursuite du projet.

En termes de solutions digitales, ce sont des utilisateurs métier, qui peuvent construire très rapidement (quelques heures) des applications,  sur mesure et évolutives, à partir des données métier et des process globalement modélisés précédemment. Pour cela, ils s’appuient sur les multiples templates (CRM, devis, facturation, production, notes de frais, gestion de projets, de documents, etc …) mis à disposition par la solution no-code en mode Saas, Time Tonic, partenaire de Digispin, élue en 2020 meilleure solution no-code par la communauté no-code France

Les principaux avantages d’une telle solution :

  • Des applications sur-mesure sans programmation,
  • L’intégration de la puissance conjuguée des bases de données et celle du tableur MS Excel
  • Un ROI très important grâce à une productivité décuplée et des coûts largement réduits
  • Des données hébergées en France et des fichiers cryptés

A lire aussi : POUR TRACER LA NOUVELLE TRAJECTOIRE DE VOTRE ENTREPRISE, SACHEZ VOUS FAIRE ACCOMPAGNER.

Digispring, l’offre Digispin pour vous aider à redynamiser votre activité par l’innovation et le numérique

Pour tirer pleinement partie du digital et constater des gains en termes d’efficience, de productivité et de performance, il est indispensable d’avoir une approche globale de l’ensemble de l’entreprise. Elle englobe la relation client, les process des fonctions support et chaîne de valeur, le management, l’organisation et les relations avec l’écosystème (interne et externe) , qui forment un tout.

C’est pourquoi Digispin propose un accompagnement flexible et pratique aux PME. Il s’agit de vous accompagner pour fixer vos priorités, établir une feuille de route, et mettre en œuvre rapidement des solutions concrètes.

Voici les principaux éléments de notre offre différenciante :

▪ Votre interlocuteur unique, expert de l’accompagnement des PME et du conseil digitalisé,

▪ Le diagnostic complet à 360 ° de votre entreprise, confronté à un benchmark de votre écosystème : points d’appui d’une réflexion stratégique menée ensemble,

▪ Une trajectoire pour vos priorités digitales, déclinée dans une feuille de route réaliste co-construite avec vos équipes

▪ Poursuivie par un business coaching pour vous aider à tenir le cap fixé : piloter le plan, coacher le dirigeant et ses équipes et proposer des solutions partenaires pour digitaliser vos process

A lire aussi: SE FAIRE ACCOMPAGNER POUR TRACER UN NOUVEAU CHEMIN DE CROISSANCE: LE TEMOIGNAGE D’UN ENTREPRENEUR

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Corinne Le Guern

Corinne Le Guern

Associé Conseil Digispin

corinne.le.guern@digispin.io

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